Controladoria jurídica: o que é e como organizar no escritório
A área que controla prazos, publicações, andamentos e dados do escritório, e onde a IA pode ajudar sem tirar a conferência humana.
1. O que é controladoria jurídica
É a área que garante que nada se perca: recebe e distribui publicações e intimações, cadastra prazos e audiências, acompanha andamentos, confere protocolos e mantém os dados dos processos corretos no sistema. Ela não substitui o advogado; dá a ele informação confiável e no tempo certo.
2. Rotina básica
Captura diária de publicações (DJe, portais e e-mails); leitura e triagem; cadastro do prazo com data de início, tipo de contagem e vencimento; distribuição ao responsável; conferência do cumprimento (protocolo ou peça juntada); baixa do prazo com comprovante.
3. Dupla conferência de prazos
Todo prazo relevante deve ser calculado por uma pessoa e conferido por outra. Registre o termo inicial, a regra aplicada (dias úteis ou corridos, prazo em dobro, feriados locais, suspensões) e defina um prazo interno anterior ao fatal. A Calculadora de prazo do site ajuda nessa conferência, mas não substitui o calendário do tribunal.
4. Cadastro e qualidade dos dados
Padronize o cadastro: número CNJ válido, partes, vara, fase, valor da causa, risco e responsável. Dados ruins geram relatórios ruins. Use o Validador CNJ para conferir números e defina campos obrigatórios no sistema.
5. Indicadores (KPIs)
Comece com poucos: prazos cumpridos no prazo interno, prazos perdidos (meta zero), publicações tratadas no dia, tempo médio entre publicação e distribuição, processos sem andamento há mais de 90 dias e audiências com preparação concluída.
6. Onde a IA ajuda
Resumir publicações longas, sugerir a classificação do ato, extrair datas e prazos para conferência (como o Extrator de prazos do site) e redigir relatórios para cliente. A IA sugere; quem cadastra e confirma o prazo é uma pessoa. Nunca envie dados de clientes a ferramentas sem contrato e avaliação de LGPD.
7. Erros comuns
Confiar em uma única captura de publicações, não registrar quem conferiu, não ter substituto em férias, prazos só na agenda pessoal do advogado e falta de rotina para intimações por e-mail ou portal.